Oleh. Opik
Dalam sebuah organisasi, data anggota menjadi fondasi penting untuk memastikan arah gerak tetap terukur, terhubung, dan berkelanjutan. Data bukan sekadar arsip, tetapi menjadi dasar dalam membaca kekuatan organisasi dan merancang langkah ke depan. Hal ini juga ditegaskan dalam AD/ART Forum TBM, khususnya pada BAB VI Pasal 14, di mana keanggotaan ditempatkan sebagai inti dari gerakan.
Dalam menjalankan perannya, Forum TBM memiliki struktur kepengurusan berjenjang yang terdiri dari Pengurus Pusat (PP), Pengurus Wilayah (PW), dan Pengurus Daerah (PD), serta Pengurus Forum TBM khusus yang melingkupi kerja organisasi di luar negeri. Pengurus Pusat berperan sebagai pengarah kebijakan di tingkat nasional, Pengurus Wilayah mengoordinasikan dan memperkuat jejaring di tingkat provinsi, sementara Pengurus Daerah menjadi ujung tombak di tingkat kabupaten/kota yang berinteraksi langsung dengan TBM. Adapun Pengurus Forum TBM khusus memiliki peran untuk mengoordinasikan TBM dalam lingkup satu negara di luar negeri. Namun demikian, penguatan struktur ini masih berkembang dan jumlahnya relatif terbatas, sehingga fokus utama pengelolaan dan penguatan keanggotaan Forum TBM saat ini masih berada di dalam negeri.
Struktur ini tidak hanya mengatur kerja organisasi, tetapi juga menjadi jalur penting dalam pengelolaan data keanggotaan. Sejak 2021, Forum TBM mulai menerapkan sistem pendaftaran keanggotaan berbasis nasional yang diatur melalui pedoman keanggotaan. Dalam sistem ini, proses verifikasi dan penetapan anggota dilakukan secara berjenjang sesuai dengan kondisi struktur di masing-masing wilayah. Pada wilayah yang belum memiliki Pengurus Wilayah dan Pengurus Daerah, verifikasi dan penetapan dilakukan langsung oleh Pengurus Pusat. Ketika telah terbentuk Pengurus Wilayah namun belum ada Pengurus Daerah, kewenangan tersebut dijalankan oleh Pengurus Wilayah. Sementara itu, pada wilayah yang telah memiliki Pengurus Daerah dan Pengurus Wilayah, proses verifikasi dilakukan oleh Pengurus Daerah dan penetapan dilakukan oleh Pengurus Wilayah.
Dalam konteks jejaring internasional, mekanisme ini juga diperluas. TBM yang berada di luar negeri diverifikasi oleh Pengurus Forum TBM khusus sesuai negara tempat TBM tersebut berada. Namun, pada negara yang belum terbentuk Pengurus Forum TBM khusus, proses verifikasi dilakukan langsung oleh Pengurus Pusat. Pendekatan ini memastikan bahwa seluruh TBM tetap terlayani dalam sistem keanggotaan, meskipun struktur organisasi di luar negeri masih dalam tahap pengembangan.
Seiring waktu, jumlah keanggotaan terus bertambah. Hingga saat ini, sebanyak 4.214 TBM telah terdata dalam sistem keanggotaan Forum TBM. Seluruh proses tersebut selama ini dilakukan secara manual berbasis digital melalui Google Form, yang cukup membantu pada tahap awal, namun mulai menghadapi keterbatasan seiring meningkatnya jumlah data dan kompleksitas pengelolaannya.
Memasuki tahun 2026, Forum TBM mengambil langkah baru dengan mengembangkan aplikasi keanggotaan berbasis digital. Pengembangan ini merupakan penugasan dari Ketua Umum Pengurus Pusat kepada bidang POPSDM, yang secara langsung dikoordinasikan oleh Suhardi Aras dari Divisi Keorganisasian, sekaligus founder Rumah Baca Kata Sorong.
Pada perkembangannya, pengembangan sistem aplikasi keanggotaan ini dilaksanakan oleh tim mahasiswa Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Sorong dalam kurun waktu empat bulan. Kegiatan ini menjadi bagian dari Pengabdian kepada Masyarakat yang dikonversi sebagai KKN Tematik di kampus tersebut. Kolaborasi ini menunjukkan bahwa penguatan organisasi literasi dapat berjalan beriringan dengan pengembangan akademik dan teknologi.
Aplikasi ini akan diujicobakan secara terbatas dengan mempertimbangkan variasi struktur organisasi yang ada. Uji terbatas direncanakan pada wilayah yang telah memiliki Pengurus Wilayah dan Pengurus Daerah, pada wilayah yang telah memiliki Pengurus Daerah namun belum memiliki Pengurus Wilayah, serta pada beberapa TBM yang berada di wilayah yang belum terbentuk Pengurus Daerah dan Pengurus Wilayah. Dengan pendekatan ini, sistem dapat diuji dalam berbagai kondisi nyata sehingga mampu beradaptasi dengan keragaman struktur organisasi di lapangan.
Salah satu fitur utama yang dikembangkan adalah peta sebaran TBM. Melalui fitur ini, data keanggotaan tidak lagi hanya tersimpan sebagai daftar, tetapi dapat divisualisasikan secara geografis sehingga jejaring TBM terlihat lebih utuh, saling terhubung, dan mudah dikenali.
Transformasi ini menandai pergeseran penting dalam tata kelola organisasi, dari pendataan manual berbasis digital menuju sistem aplikasi yang lebih terintegrasi. Forum TBM tidak hanya mengelola data, tetapi sedang membangun ekosistem literasi yang saling terkoneksi dan terus bertumbuh, dengan penguatan utama di dalam negeri dan pengembangan bertahap ke tbm-tbm yang berada di luar negeri.
